Hướng dẫn sử dụng TOSOL POS

Bạn có thể tự đăng ký trực tuyến trong vài phút — không cần chờ nhân viên tư vấn. Tháng kích hoạt đầu tiên miễn phí để bạn dùng thử thoải mái.

1. 1Truy cập tosol.tomonisolution.com/signup, điền tên cửa hàng, tên của bạn, email và mật khẩu.
2. 2Mở email và bấm liên kết xác thực (hiệu lực 48 giờ) — xác thực xong là tài khoản sẵn sàng đăng nhập.
3. 3Cần thêm tài khoản cho thu ngân/nhân viên: vào Cài đặt → Nhân viên để tạo, phân quyền theo vai trò (nhân viên không xem được giá vốn, chiết khấu có ngưỡng).

Mỗi cửa hàng vật lý là một "Cửa hàng" trong hệ thống, có tồn kho và sổ sách riêng. Mọi cài đặt của cửa hàng nằm ngay trong trang shop: vào Cài đặt → Cửa hàng rồi chọn cửa hàng của bạn.

1. 1Đăng ký xong, hệ thống đã tạo sẵn cửa hàng đầu tiên cho bạn. Muốn thêm chi nhánh: vào phần quản lý cửa hàng để tạo thêm.
2. 2Vào tab Đối tác vận chuyển, bấm Thiết lập trên từng đơn vị để khai địa chỉ lấy hàng của đơn vị đó (kể cả Đặt qua TOSOL) — mỗi đơn vị một địa chỉ riêng vì mỗi hãng một danh mục tỉnh/quận riêng; chưa thiết lập là chưa đặt được shipper của đơn vị đó.
3. 3Đặt ngưỡng chiết khấu tối đa cho thu ngân (mặc định 10%) — giảm giá vượt ngưỡng cần chủ cửa hàng thao tác.

Khai sản phẩm một lần, dùng cho mọi kênh: quầy, online và sàn TMĐT. Tồn kho chỉ tăng khi có phiếu nhập hàng — nhờ vậy sổ sách luôn khớp với thực tế.

1. 1Tạo sản phẩm với tên, mã SKU, mã vạch và giá bán. Nếu sẽ xuất hóa đơn điện tử, khai thêm thuế suất cho từng sản phẩm.
2. 2Tạo phiếu nhập hàng khi hàng về: chọn sản phẩm, số lượng và giá vốn — hệ thống tự tính giá vốn bình quân để báo lãi đúng.
3. 3Định kỳ kiểm kê: đếm thực tế, nhập số đếm, hệ thống ghi nhận chênh lệch và điều chỉnh tồn — minh bạch từng phiếu.
4. 4Bán món pha chế hay combo nhiều món? Tạo sản phẩm combo kèm công thức nguyên liệu (ví dụ 1 ly latte = 20 g cà phê + 1 ly) — bán một ly là trừ đúng nguyên liệu, nhập hàng và kiểm kê theo nguyên liệu, không cần đóng gói trước.

Màn hình bán hàng là ứng dụng web chạy trên trình duyệt — dùng được trên máy tính, tablet hay điện thoại, không phải cài đặt phần mềm hay mua máy chuyên dụng.

1. 1Trên thiết bị đặt tại quầy, mở tosol.tomonisolution.com/pos/index.html và đăng nhập. Nên "Thêm vào màn hình chính" để mở như một ứng dụng.
2. 2Lần đầu mở, bấm "Đồng bộ danh mục" để tải sản phẩm về máy — sau đó quét mã và tìm hàng ngay lập tức, không phải chờ mạng.
3. 3Kết nối thiết bị ngoại vi nếu có: máy quét mã vạch (cắm là chạy) và máy in bill nhiệt qua cổng USB — cấu hình khổ giấy, tiêu đề bill trong Cài đặt của máy bán hàng.

Ca bán hàng giúp tiền mặt tại quầy luôn khớp sổ: mở ca ghi tiền đầu ca, mọi bill tiền mặt cộng vào quỹ, đóng ca đếm tiền đối chiếu.

1. 1Đầu ngày, mở ca và nhập số tiền mặt có sẵn trong ngăn kéo.
2. 2Thu/chi ngoài bán hàng (nộp tiền về két, chi vặt) ghi bằng phiếu thu chi quỹ để không lệch sổ.
3. 3Cuối ngày, đóng ca: đếm tiền thực tế, hệ thống so với sổ và hiện chênh lệch; báo cáo X/Z tổng kết doanh thu theo phương thức thanh toán.

Luồng bán nhanh gọn cho giờ cao điểm: quét — thanh toán — in bill. Mỗi bill trừ tồn ngay lập tức trên mọi kênh, kể cả gian hàng sàn đã nối.

1. 1Quét mã vạch hoặc gõ tên hàng để thêm vào giỏ; sửa số lượng, giảm giá từng dòng hoặc cả bill (trong ngưỡng cho phép).
2. 2Chọn phương thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản), bấm Hoàn tất và in bill. Khách quen có thể lưu số điện thoại để tra lịch sử mua.
3. 3Khách đổi ý giữa chừng: "Giữ bill" để phục vụ khách sau rồi quay lại. Khách trả hàng: mở bill trên màn quản trị, chọn món trả và phương thức hoàn tiền — tồn kho tự cộng lại.

Khách chốt đơn qua mạng? Tạo đơn trong hệ thống, tự đóng gói rồi đặt shipper đến cửa hàng lấy hàng và thu COD hộ — không cần tự ký hợp đồng với hãng vận chuyển, dùng ngay hợp đồng giá tốt của TOSOL.

1. 1Vào Đơn bán online của cửa hàng, bấm Tạo đơn: nhập tên, số điện thoại, địa chỉ khách, chọn hàng, phí ship thu khách. Khách đã chuyển khoản trước thì tick "Đã thanh toán"; chưa thì toàn bộ thành tiền COD.
2. 2Mở tab Vận chuyển của đơn để đặt shipper: chọn "Đặt qua TOSOL" (phí theo bảng giá, COD về kỳ đối soát của TOSOL), hoặc tài khoản vận chuyển riêng của bạn, dán mã vận đơn tự đặt, hoặc tự đi giao.
3. 3Shipper lấy hàng xong, tồn kho tự trừ; giao thành công, đơn tự chuyển "Đã giao" và ghi nhận tiền COD. Bạn theo dõi từng chặng ngay trên đơn.
4. 4Khách bom hàng/hoàn về: khi cầm hàng trên tay mới bấm "Nhận trả" để cộng lại tồn — hệ thống không tự cộng khi hàng còn trên đường hoàn.

Có gian hàng Shopee, Lazada hay TikTok Shop? Nối về cửa hàng để bán chung một tồn kho: bán quầy một món, tồn trên sàn tự giảm — hết cảnh bán trùng rồi hủy đơn.

1. 1Tạo cửa hàng (shop) cho sàn trong Cài đặt, bấm Kết nối và ủy quyền trên trang của sàn, ghép nối SKU sàn với sản phẩm trong hệ thống.
2. 2Neo shop sàn về cửa hàng của bạn — tồn kho cửa hàng sẽ tự đẩy lên sàn, đơn sàn tự đổ về hệ thống.
3. 3Đơn sàn giao bằng shipper của sàn như bình thường — bạn đóng gói, hệ thống ghi nhận bàn giao và trừ tồn; tiền hàng về theo chu kỳ đối soát của sàn.

Cần xuất hóa đơn điện tử cho khách? Kết nối tài khoản nhà cung cấp hóa đơn điện tử của bạn (MISA, Viettel...) là bill quầy tự động lên hóa đơn. Phí dịch vụ đơn giản, một con số.

1. 1Vào cấu hình Hóa đơn điện tử, nhập thông tin kết nối từ nhà cung cấp bạn đã ký hợp đồng — bill bán ra sẽ tự phát hành, khách doanh nghiệp lấy hóa đơn có mã số thuế ngay tại quầy.
2. 2Phí phần mềm: 249.000₫/shop/tháng, tháng kích hoạt miễn phí, không thu theo thiết bị, người dùng hay số bill. Phí này nằm chung bảng kê công nợ tự sinh ngày 1 hàng tháng; khi TOSOL xác nhận bảng kê thì cấp số hóa đơn GTGT, hạn thanh toán 30 ngày.
3. 3Đơn online "Đặt qua TOSOL": COD thu hộ trừ phí ship theo bảng giá, tiền ròng về tài khoản của bạn theo bảng kê công nợ hàng tháng — xem chi tiết ở menu Tài chính → "Công nợ với TOSOL".

Chủ shop không cần đứng ở quầy: mở TOSOL trên điện thoại là thấy ngay hôm nay cửa hàng bán được bao nhiêu, ai đang trực ca và trong ngăn kéo lẽ ra phải có bao nhiêu tiền mặt.

1. 1Màn hình đầu tiên hiện 5 con số của hôm nay: doanh thu (kèm so với đúng giờ này hôm qua), số bill và giá trị trung bình mỗi bill, ca đang mở và ai trực, tiền mặt dự kiến trong két, trả hàng & bill đã huỷ.
2. 2Bên dưới là nhịp bán theo từng giờ (biết giờ nào đông để xếp người), cơ cấu tiền mặt — chuyển khoản để đối chiếu cuối ca, và top hàng bán chạy trong ngày.
3. 3Danh sách hàng sắp hết tính theo tốc độ bán 30 ngày gần nhất của chính cửa hàng — biết còn đủ bán mấy ngày nữa để đặt hàng trước khi đứt.