Hướng dẫn sử dụng TOSOL

Sau khi đăng ký dịch vụ, đội ngũ TOSOL sẽ tạo tài khoản seller và gửi thông tin đăng nhập cho bạn qua email. Tài khoản quản trị có thể tự tạo thêm tài khoản cho nhân viên trong mục Cài đặt → Nhân viên.

1. 1Liên hệ TOSOL qua Zalo, hotline hoặc form đăng ký để được cấp tài khoản seller.
2. 2Truy cập tosol.tomonisolution.com trên máy tính hoặc điện thoại.
3. 3Nhập email và mật khẩu được cấp, nhấn "Đăng Nhập".
4. 4Đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên trong mục "Tài khoản của tôi" để bảo mật.

Dashboard là màn hình tổng quan hoạt động kinh doanh của bạn: số đơn theo trạng thái, doanh thu, sản phẩm bán chạy và các cảnh báo cần xử lý — tất cả cập nhật real-time.

1. 1Thẻ trạng thái phía trên hiển thị số đơn "Chờ xử lý", "Đang xử lý", "Sẵn sàng giao" và tổng doanh thu — nhấn vào từng thẻ để xem danh sách chi tiết.
2. 2Menu bên trái chia theo nhóm: Bán hàng (đơn hàng, vận chuyển, trả hàng), Danh mục (sản phẩm, bảng giá, nhà cung cấp, khách hàng), Hàng hóa (tồn kho, mua hàng, combo), Tài chính (hóa đơn, đối soát, thanh toán) và Cài đặt (cửa hàng, nhân viên).
3. 3Khu "Thao tác nhanh" giúp truy cập nhanh Đơn hàng, Sản phẩm, Tồn kho, Hóa đơn.
4. 4Cảnh báo màu cam hiển thị đơn hàng có vấn đề cần bạn xử lý — đừng bỏ qua chúng.

Mỗi kênh bán là một "Cửa hàng" trong TOSOL — từ shop trên Amazon, Lazada, TikTok Shop đến kênh bán thủ công. Kết nối sàn để đơn hàng tự động đồng bộ về hệ thống, không cần nhập tay, không sót đơn.

1. 1Vào menu Cài đặt → "Cửa hàng", nhấn nút "Tạo Cửa Hàng". Chọn nền tảng, loại tiền tệ và phương thức thanh toán mặc định cho kênh.
2. 2Với shop trên sàn TMĐT, nhấn "Kết nối" và đăng nhập ủy quyền trên trang của sàn — hệ thống sẽ tự lưu kết nối và cảnh báo khi sắp hết hạn.
3. 3Bật "Đồng bộ tự động": đơn mới được kéo về định kỳ và nhận realtime qua webhook. Bạn cũng có thể bấm đồng bộ thủ công theo khoảng ngày bất kỳ.
4. 4Ghép nối SKU của sàn với sản phẩm trong TOSOL (bắt buộc để đơn tự nhận đúng hàng) và chọn chế độ kho xuất: cố định một kho hoặc tự động chọn kho còn đủ tồn.

Tạo danh mục sản phẩm với SKU, barcode, cân nặng và kích thước. Thông tin chính xác giúp kho vận hành nhanh và tính phí vận chuyển đúng.

1. 1Vào menu Danh mục → "Sản phẩm", nhấn "Tạo Sản Phẩm" để thêm từng sản phẩm, hoặc "Nhập" để import hàng loạt từ file Excel.
2. 2Điền đầy đủ: tên sản phẩm, mã SKU, barcode, giá bán.
3. 3Nhập cân nặng (gram) và kích thước (cm) chính xác — đây là căn cứ tính phí vận chuyển và phí lưu kho.
4. 4Thiết lập mức tồn tối thiểu cho từng sản phẩm — thẻ "Sắp hết hàng" và "Hết hàng" sẽ cảnh báo để bạn chủ động bổ sung kịp thời.

Để đưa hàng vào kho, bạn tạo Đơn mua hàng — đặt từ nhà cung cấp, hoặc chọn chính bạn làm nhà cung cấp nếu tự gửi hàng. Khi hàng đến, hệ thống tự động tạo đơn nhập kho và kho TOSOL nhận, kiểm đếm cho bạn.

1. 1Vào menu Hàng hóa → "Mua hàng", nhấn "Tạo Đơn Mua Hàng": chọn kho nhận, nhà cung cấp, khai báo sản phẩm, số lượng và ngày dự kiến hàng đến.
2. 2Hệ thống tự động tạo đơn nhập kho tương ứng. Gửi hàng đến địa chỉ kho TOSOL, ghi kèm mã đơn mua để kho đối chiếu nhanh.
3. 3Hàng đến, kho xác nhận và kiểm đếm từng sản phẩm bằng barcode — có thể nhận thành nhiều đợt, mỗi đợt đều được ghi lại.
4. 4Theo dõi cột "Tiến độ nhập kho" trên đơn mua. Nhận đến đâu, tồn kho cập nhật đến đó và sẵn sàng bán ngay.

Đơn từ các sàn tự động đồng bộ về TOSOL. Đơn còn đủ tồn kho được xác nhận và giữ hàng tự động; kho nhặt hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển — bạn chỉ cần theo dõi trạng thái và xử lý ngoại lệ.

1. 1Vào menu Bán hàng → "Tất cả đơn hàng" để xem đơn từ mọi kênh. Đơn ngoài sàn có thể tạo thủ công bằng nút "Tạo Đơn Hàng" — mỗi đơn xuất từ một kho.
2. 2Theo dõi trạng thái từng đơn: Chờ xác nhận → Đã xác nhận → Đang đóng gói → Sẵn sàng giao → Đang giao → Đã giao. TOSOL tự động lấy vận đơn và cập nhật trạng thái ngược lên sàn.
3. 3Dùng "Bộ Lọc Nâng Cao" để lọc theo cửa hàng, trạng thái, thời gian; xuất Excel để đối chiếu.
4. 4Thẻ "Đơn hàng có vấn đề" tập hợp các đơn cần bạn quyết định (thiếu hàng, sai địa chỉ...) — xử lý sớm để không trễ SLA của sàn.

Mục "Tồn kho của tôi" cho biết chính xác từng SKU còn bao nhiêu, đã giữ cho đơn nào và còn bao nhiêu có thể bán — cập nhật tự động theo mỗi lần nhập/xuất kho.

1. 1Vào menu Hàng hóa → "Tồn kho của tôi" để xem toàn bộ tồn kho theo SKU.
2. 2Hiểu 3 cột số liệu: "Tồn kho" (số thực tế trong kho), "Đã giữ" (đặt trước cho đơn chưa xuất), "Có thể bán" (= tồn kho − đã giữ).
3. 3Thẻ "Sắp hết" cảnh báo SKU dưới mức tồn tối thiểu bạn đặt trên từng sản phẩm — lên kế hoạch tạo đơn mua bổ sung trước khi cháy hàng.
4. 4Nhấn biểu tượng xem chi tiết để tra lịch sử nhập/xuất của từng SKU khi cần đối chiếu.

Mọi chi phí dịch vụ được tổng hợp thành hóa đơn hàng tháng, chi tiết từng khoản. Kèm theo đó là bảng đối soát COD: hệ thống bù trừ tiền thu hộ với phí dịch vụ để ra số tiền ròng mỗi kỳ.

1. 1Vào menu Tài chính → "Hóa đơn". Hóa đơn tạo tự động ngày 1 hàng tháng cho hoạt động của tháng trước, hạn thanh toán 30 ngày; nhấn vào số hóa đơn để xem chi tiết từng khoản: lưu kho, đóng gói, xuất kho, dán nhãn.
2. 2Hóa đơn tính riêng theo từng loại tiền tệ (VND, JPY...) tương ứng thị trường bạn bán — không quy đổi tỷ giá.
3. 3Vào Tài chính → "Đối soát" xem bảng bù trừ mỗi kỳ: COD thu hộ − phí dịch vụ = số tiền ròng. COD lớn hơn phí thì TOSOL chuyển tiền cho bạn, ngược lại bạn thanh toán phần chênh.
4. 4Theo dõi trạng thái thanh toán (Chờ thanh toán, Thanh toán một phần, Đã thanh toán, Quá hạn) và xuất file cho kế toán bằng nút "Xuất".